La firma digital en Homlity permite enviar documentos PDF para que clientes, propietarios, arrendatarios, asesores, colaboradores u otros firmantes puedan revisarlos, validarse y firmarlos de forma digital desde un enlace seguro.

Este módulo está diseñado para facilitar la gestión documental de las inmobiliarias, reducir procesos manuales, centralizar evidencias y mejorar el control sobre contratos, actas, autorizaciones, inventarios, anexos y demás documentos que requieren aceptación o firma.

A través de este proceso, Homlity permite cargar documentos PDF, seleccionar firmantes, ubicar las firmas dentro del documento, enviar la solicitud y hacer seguimiento hasta que todos los participantes completen la firma.

Requisitos previos para crear una solicitud de firma digital #

Antes de iniciar una solicitud de firma digital en Homlity, valida los siguientes puntos:

1. La inmobiliaria debe tener habilitado el módulo de Firmas digitales dentro de su plan o licencia.
2. El usuario interno debe contar con permisos para acceder, crear, visualizar o gestionar solicitudes de firma.
3. Los firmantes deben estar previamente registrados en Homlity como clientes, colaboradores u otros perfiles disponibles.
4. Cada firmante debe tener un correo electrónico válido y accesible.
5. Los documentos deben estar en formato PDF.
6. Cada archivo PDF no debe superar los 3 MB.
7. El firmante debe contar con conexión a internet, acceso a su correo y un navegador actualizado.
8. Para completar la validación facial, el firmante debe permitir el uso de la cámara del dispositivo.
9. Se recomienda usar Google Chrome, Microsoft Edge o Safari actualizado.
10. En dispositivos móviles, es preferible abrir el enlace directamente desde el navegador y no desde vistas internas de aplicaciones como WhatsApp o correo, especialmente si la cámara presenta fallas.

Imagen sugerida: captura del panel o menú donde se visualice el módulo de firmas digitales.
Alt recomendado: Módulo de firmas digitales en la plataforma Homlity para crear solicitudes de firma

Dónde encontrar el módulo de firmas digitales en Homlity #

Para iniciar el proceso, ingresa al panel administrativo de Homlity y dirígete a:

Administrativo > Solicitudes de Firma

Dentro de este módulo encontrarás las opciones principales para consultar, crear y gestionar solicitudes.

Las secciones principales son:

• Solicitudes de Firma: permite visualizar solicitudes enviadas, borradores, solicitudes pendientes y solicitudes completadas.
• Crear Solicitud de Firma: permite iniciar una nueva solicitud para cargar documentos, asignar firmantes y enviar el proceso de firma.

Imagen sugerida: captura del menú lateral de Homlity señalando la opción “Solicitudes de Firma”.
Alt recomendado: Ubicación del menú Solicitudes de Firma en el panel administrativo de Homlity

Estados de una solicitud de firma digital #

Una solicitud puede tener diferentes estados según el avance del proceso:

Borrador #

La solicitud fue creada, pero todavía no ha sido enviada a los firmantes. En este estado se puede editar la información, ajustar documentos, modificar firmantes o cambiar la posición de las firmas.

Enviado #

La solicitud ya fue enviada a los firmantes. El sistema notifica a las personas seleccionadas y genera los enlaces correspondientes para iniciar la firma.

Una vez la solicitud está en estado Enviado, no se edita desde el flujo normal.

Firmado #

Todos los firmantes completaron el proceso de firma. En este estado se pueden consultar los documentos finales firmados, la actividad del proceso y el certificado correspondiente.

Imagen sugerida: captura de la tabla de solicitudes con estados como Borrador, Enviado y Firmado.
Alt recomendado: Estados de una solicitud de firma digital en Homlity

Paso a paso para crear una solicitud de firma digital en Homlity #

Paso 1. Ingresar a Crear Solicitud de Firma #

Desde el módulo Solicitudes de Firma, selecciona la opción Crear Solicitud de Firma.

Esta acción abrirá el flujo de creación, donde deberás completar la información general de la solicitud, cargar los documentos, seleccionar firmantes, ubicar las firmas y confirmar el envío.

Imagen sugerida: captura del botón o acceso “Crear Solicitud de Firma”.
Alt recomendado: Botón Crear Solicitud de Firma en Homlity

Paso 2. Completar la cabecera de la solicitud #

En la sección Cabecera, diligencia los datos principales de la solicitud.

Nombre de Solicitud de Firma #

Escribe un nombre claro y fácil de identificar. Este nombre te ayudará a reconocer la solicitud dentro del listado administrativo.

Ejemplos recomendados:

• Contrato de arrendamiento apartamento 301
• Acta de entrega inmueble Calle 80
• Autorización de tratamiento de datos propietario
• Inventario inicial casa en arriendo
• Renovación contrato local comercial

Contenido de la Solicitud de Firma #

Agrega un mensaje o instrucción para los firmantes. Este texto debe explicar brevemente qué documento van a revisar y qué acción deben realizar.

Ejemplo:

Por favor revise cuidadosamente el documento adjunto y complete el proceso de firma digital. Para finalizar, deberá validar su correo, confirmar sus datos, dibujar su firma y permitir la validación facial desde la cámara de su dispositivo.

Cuando termines de completar la información, haz clic en Continuar.

Imagen sugerida: captura del formulario de cabecera con los campos de nombre y contenido.
Alt recomendado: Formulario de cabecera para crear una solicitud de firma digital en Homlity

Paso 3. Cargar los documentos PDF #

En la sección Documentos, selecciona uno o varios archivos PDF que serán enviados para firma.

Ten en cuenta las siguientes condiciones:

• El sistema solo acepta documentos en formato PDF.
• Cada PDF debe pesar máximo 3 MB.
• Puedes cargar uno o varios documentos dentro de la misma solicitud.
• Antes de continuar, revisa que los archivos correspondan al proceso correcto.
• Si cargaste un archivo equivocado, puedes eliminarlo y subir el documento adecuado.

Esta validación es importante porque los firmantes revisarán y firmarán los documentos cargados en esta etapa.

Cuando los documentos estén correctamente cargados, haz clic en Continuar.

Imagen sugerida: captura de la sección para cargar documentos PDF.
Alt recomendado: Carga de documentos PDF para solicitud de firma digital en Homlity

Paso 4. Revisar los documentos cargados #

Antes de avanzar, verifica que cada documento PDF se pueda visualizar correctamente.

Revisa especialmente:

• Que el archivo sea el documento final.
• Que no tenga páginas faltantes.
• Que el nombre del archivo sea entendible.
• Que el documento no supere el límite de peso permitido.
• Que las zonas donde se ubicará la firma estén libres o sean fáciles de identificar.

Este paso evita errores operativos, reprocesos y solicitudes duplicadas. En buen español corporativo: evita que el contrato se convierta en “el PDF misterioso versión final final ahora sí.pdf”. 😄

Imagen sugerida: vista previa del documento PDF cargado en Homlity.
Alt recomendado: Vista previa de documento PDF cargado para firma digital en Homlity

Paso 5. Seleccionar los firmantes #

En la sección Firmantes, selecciona las personas que deberán firmar el documento.

Debes completar dos campos principales:

Tipo de Firmante #

Selecciona el rol que tendrá la persona dentro del proceso. Por ejemplo:

• Cliente
• Propietario
• Arrendatario
• Asesor
• Inspector
• Representante legal
• Colaborador
• Otro perfil disponible en la plataforma

Firmante #

Selecciona la persona específica que firmará. Es importante que el registro tenga un correo electrónico válido, ya que el sistema enviará un token OTP de 6 dígitos al correo del firmante.

Después de seleccionar el tipo de firmante y la persona, haz clic en Agregar.

Imagen sugerida: captura del selector de tipo de firmante y campo de firmante.
Alt recomendado: Selección de firmantes para una solicitud de firma digital en Homlity

Paso 6. Agregar todos los firmantes necesarios #

Repite el proceso anterior hasta agregar todos los firmantes requeridos para la solicitud.

Antes de continuar, valida:

• Que todos los firmantes estén incluidos.
• Que cada firmante tenga el rol correcto.
• Que el correo electrónico esté actualizado.
• Que no existan firmantes duplicados.
• Que la solicitud corresponda al documento que realmente deben firmar.

Cuando la lista esté completa, haz clic en Continuar.

Imagen sugerida: captura de la lista de firmantes agregados a la solicitud.
Alt recomendado: Lista de firmantes agregados a una solicitud de firma digital en Homlity

Paso 7. Ubicar la posición de las firmas en el documento #

En la sección Posición Firmas, selecciona cada documento PDF y ubica visualmente la firma de cada firmante en el lugar correspondiente.

Este paso es clave porque define dónde aparecerá la firma visible dentro del documento final.

Recomendaciones:

• Ubica las firmas en espacios libres del documento.
• Evita colocar firmas encima de textos importantes.
• Si el documento tiene varias páginas, navega hasta la página correcta.
• Si existen varios firmantes, asigna a cada uno su lugar correspondiente.
• Si la solicitud tiene varios documentos, asegúrate de posicionar las firmas en cada PDF donde aplique.
• Verifica que todos los firmantes requeridos estén ubicados antes de continuar.

Imagen sugerida: captura del visor PDF con la herramienta de ubicación de firmas.
Alt recomendado: Ubicación visual de firmas sobre documento PDF en Homlity

Paso 8. Confirmar la posición de cada firma #

Después de ubicar las firmas, revisa visualmente cada documento.

Confirma que:

• La firma del propietario esté en el espacio correcto.
• La firma del arrendatario esté en el espacio correcto.
• La firma del asesor o colaborador no esté cruzada con otro bloque de texto.
• Las firmas no tapen cláusulas, valores, nombres, fechas o campos sensibles.
• Cada documento tenga las firmas necesarias.

Este control ayuda a mantener el documento limpio, legible y correctamente estructurado.

Imagen sugerida: captura de varias firmas posicionadas dentro del documento.
Alt recomendado: Firmas posicionadas correctamente en documento PDF dentro de Homlity

Paso 9. Revisar la confirmación de la solicitud #

Cuando termines de ubicar las firmas, el sistema mostrará la sección de Confirmación.

En esta pantalla debes revisar:

• Asunto o nombre de la solicitud.
• Descripción o contenido.
• Documentos cargados.
• Firmantes seleccionados.
• Posición de las firmas.
• Datos principales del proceso.

Esta es la última revisión antes del envío.

Imagen sugerida: captura de la pantalla de confirmación antes de enviar la solicitud.
Alt recomendado: Pantalla de confirmación de solicitud de firma digital en Homlity

Paso 10. Enviar la solicitud de firma digital #

Si toda la información es correcta, haz clic en Enviar solicitud.

Al enviar la solicitud:

• El estado cambia a Enviado.
• Homlity notifica a los firmantes por correo electrónico.
• Se generan los enlaces de firma correspondientes.
• Desde el detalle de la solicitud puedes copiar el enlace de cada firmante.
• También puedes compartir el enlace por WhatsApp si el firmante no recibe el correo o requiere acompañamiento.

Imagen sugerida: captura del botón “Enviar solicitud”.
Alt recomendado: Enviar solicitud de firma digital desde la plataforma Homlity

Cómo firma el cliente o firmante en Homlity #

Una vez enviada la solicitud, el firmante recibe un enlace para iniciar el proceso.

Paso 1. Abrir el enlace de firma #

El firmante debe abrir el enlace recibido por correo electrónico, WhatsApp o enlace compartido desde la inmobiliaria.

Se recomienda abrirlo desde un navegador actualizado para evitar bloqueos de cámara o problemas de compatibilidad.

Imagen sugerida: captura del correo o enlace de invitación a firmar.
Alt recomendado: Correo de invitación para firmar documento digital en Homlity

Paso 2. Aceptar términos y condiciones #

Antes de continuar, el firmante debe aceptar los términos y condiciones asociados al proceso de firma electrónica o digital.

Esta aceptación forma parte de las evidencias del flujo.

Imagen sugerida: pantalla de aceptación de términos y condiciones.
Alt recomendado: Aceptación de términos y condiciones para firma digital en Homlity

Paso 3. Validar el correo con código OTP #

Homlity genera y envía un token OTP de 6 dígitos al correo electrónico del firmante.

El firmante debe ingresar el código recibido para continuar.

Consideraciones importantes:

• El código OTP tiene una vigencia aproximada de 5 minutos.
• Si el código vence, el firmante debe generar uno nuevo.
• El firmante debe revisar bandeja principal, spam, promociones o correo no deseado.
• El correo debe ser el mismo registrado para el firmante dentro de Homlity.

Imagen sugerida: pantalla de ingreso del código OTP.
Alt recomendado: Validación OTP de seis dígitos para firma digital en Homlity

Paso 4. Completar o confirmar datos personales #

Después de validar el OTP, el sistema solicita completar o confirmar los datos del firmante.

Los datos pueden incluir:

• Tipo de persona: natural o jurídica.
• Tipo de identificación.
• Número de identificación.
• Nombres y apellidos.
• Fecha de nacimiento.
• Fecha de expedición del documento.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Razón social y NIT, cuando aplique para persona jurídica.

Es importante que el firmante revise la información antes de avanzar.

Imagen sugerida: formulario de datos personales del firmante.
Alt recomendado: Formulario de datos personales del firmante en Homlity

Paso 5. Revisar el documento PDF #

El firmante debe revisar el documento PDF antes de firmarlo.

Se recomienda que valide:

• Nombre del documento.
• Datos personales.
• Datos del inmueble.
• Valor del canon, depósito, fechas o condiciones contractuales si aplica.
• Cláusulas principales.
• Anexos o información complementaria.

Imagen sugerida: vista del documento PDF dentro del proceso de firma.
Alt recomendado: Revisión de documento PDF antes de firmar digitalmente en Homlity

Paso 6. Dibujar la firma manuscrita #

Luego de revisar el documento, el firmante debe dibujar su firma manuscrita en pantalla.

Puede hacerlo con:

• Mouse.
• Pantalla táctil.
• Lápiz digital.
• Dedo, si está usando celular o tablet.

La firma capturada será usada como evidencia visual dentro del documento firmado.

Imagen sugerida: pantalla para dibujar la firma manuscrita.
Alt recomendado: Captura de firma manuscrita digital en Homlity

Paso 7. Autorizar el uso de la cámara #

Para continuar, el firmante debe permitir el acceso a la cámara del dispositivo.

Si el navegador solicita permisos, debe seleccionar Permitir.

Recomendaciones:

• Usar buena iluminación.
• Mantener el rostro visible.
• Evitar gafas oscuras, tapabocas o elementos que cubran el rostro.
• Ubicarse frente a la cámara.
• Evitar que aparezcan varias personas en la imagen.

Imagen sugerida: solicitud de permiso de cámara en el navegador.
Alt recomendado: Permiso de cámara para validación facial en firma digital Homlity

Paso 8. Realizar la validación facial #

El sistema realiza una validación facial capturando evidencias del rostro del firmante.

El proceso puede solicitar:

• Rostro neutro.
• Rostro sonriendo.
• Validación de coincidencia facial.
• Confirmación de que solo exista un rostro visible.

Esta etapa ayuda a fortalecer la trazabilidad del proceso de firma.

Imagen sugerida: pantalla de validación facial del firmante.
Alt recomendado: Validación facial del firmante durante firma digital en Homlity

Paso 9. Procesar y finalizar la firma #

Después de completar la firma manuscrita y la validación facial, Homlity procesa la firma.

Al finalizar, el sistema muestra un mensaje de transacción completada.

Desde ese momento, la inmobiliaria podrá consultar el avance del firmante dentro de la solicitud.

Imagen sugerida: pantalla de confirmación de firma completada.
Alt recomendado: Firma digital completada correctamente en Homlity

Qué ocurre después de que los firmantes completan el proceso #

Cuando los firmantes terminan el proceso, la solicitud permite consultar información importante para seguimiento y auditoría.

Desde el detalle de la solicitud se puede visualizar:

• Actividad de cada firmante.
• Estado individual de cada participante.
• Firma manuscrita capturada.
• Fotografías de validación facial.
• Documentos finales firmados.
• Certificado de firmas cuando todos los firmantes completan el flujo.
• Evidencias asociadas al proceso.

Si todavía falta una persona por firmar, la solicitud se mantiene pendiente y el firmante aparecerá en estado Pendiente.

Imagen sugerida: pantalla de detalle de solicitud con actividad y estado de firmantes.
Alt recomendado: Detalle de solicitud de firma digital con estado de firmantes en Homlity

Recomendaciones para evitar errores al enviar una firma digital #

Antes de enviar una solicitud real, aplica esta lista de control:

1. Verifica que todos los clientes o firmantes tengan correo electrónico correcto.
2. Usa documentos PDF livianos, preferiblemente optimizados y menores de 3 MB.
3. Revisa que los documentos sean la versión final.
4. Coloca las firmas en zonas visibles y libres.
5. Si hay varios firmantes, asigna claramente el espacio de cada uno.
6. Informa al cliente que debe tener acceso inmediato a su correo.
7. Recomienda al firmante usar buena iluminación para la validación facial.
8. Indica que debe aceptar los permisos de cámara.
9. Si el correo no llega, comparte el enlace desde el detalle de la solicitud.
10. Si la cámara no abre, solicita al firmante usar Chrome, Edge o Safari actualizado.

Imagen sugerida: checklist visual antes de enviar una solicitud de firma.
Alt recomendado: Recomendaciones antes de enviar una solicitud de firma digital en Homlity

Problemas frecuentes y soluciones #

El firmante no recibe el correo #

Pídele que revise la bandeja de spam, promociones o correo no deseado. También puedes copiar el enlace desde el detalle de la solicitud y enviarlo por WhatsApp.

El código OTP no funciona #

Verifica que el firmante esté usando el último código recibido. Recuerda que el token vence aproximadamente en 5 minutos. Si expiró, debe generar uno nuevo.

La cámara no abre #

El firmante debe revisar los permisos del navegador. También se recomienda abrir el enlace desde Chrome, Edge o Safari actualizado, no desde una vista interna de WhatsApp u otra aplicación.

El PDF no carga #

Confirma que el archivo esté en formato PDF y que no supere los 3 MB.

No aparece la firma en el lugar correcto #

Antes de enviar la solicitud, revisa cuidadosamente la sección Posición Firmas. Una vez enviada, la solicitud no se edita desde el flujo normal.

Especificaciones técnicas del proceso de firma en Homlity #

El módulo de firma digital de Homlity está diseñado para soportar procesos con múltiples documentos y múltiples firmantes.

Características principales:

• Formato soportado: PDF.
• Tamaño máximo por PDF desde la interfaz: 3 MB.
• Soporte para múltiples documentos en una misma solicitud.
• Soporte para múltiples firmantes por documento.
• Autenticación mediante enlace de firma.
• Validación mediante token OTP de 6 dígitos enviado al correo.
• Vigencia aproximada del OTP: 5 minutos.
• Captura de firma manuscrita.
• Validación facial mediante cámara.
• Registro de eventos del flujo.
• Captura de IP, navegador, sistema operativo y user agent.
• Registro de fecha y hora con zona horaria.
• Generación de documento firmado.
• Generación de certificado final cuando el proceso se completa.

Imagen sugerida: diagrama simple del flujo técnico de firma digital.
Alt recomendado: Flujo técnico de firma digital con OTP validación facial y certificado en Homlity

Preguntas frecuentes sobre la firma digital en Homlity #

Crear una solicitud de firma digital en Homlity es un proceso estructurado que permite a las inmobiliarias enviar documentos PDF, asignar firmantes, validar identidad, capturar firma manuscrita y generar evidencias del proceso.

Este flujo ayuda a reducir tareas manuales, mejorar el control documental y agilizar procesos clave como contratos de arrendamiento, actas de entrega, autorizaciones, inventarios, anexos y documentos administrativos.

Con Homlity, las inmobiliarias pueden gestionar sus solicitudes de firma desde una plataforma centralizada, segura y orientada a la operación diaria del negocio inmobiliario. 🚀